多くの職場では、長時間労働を是正するためにも、「生産性を向上しよう」という取り組みがなされていますよね。この生産性を向上させるための1つの手段として、仕事の優先順位を考えてみませんか?

 

◼︎ 仕事の「緊急性」と「重要性」をマトリクス化して考える

キャリアカウンセリングをしていると、働く方のお悩みとして「仕事の優先順位が上手く付けられない」という相談を受けることがあります。優先順位の付け方の1つとして、その仕事の「緊急性」と「重要性」をマトリクス化して考える手法があります。それは、下記の4つの領域として考えるのです。

  • (1)緊急で重要
  • (2)緊急ではないが重要
  • (3)緊急だが重要ではない
  • (4)緊急でも重要でもない

1つ1つの業務をこの領域に当てはめた時、どの領域が多くなるでしょうか。また、1日のうち、どの領域に時間を取られているでしょうか。改めて、見える化をしてみましょう。

 

◼︎ 「緊急ではないが重要」なことを意識しよう

仕事の順番としては、「緊急性」が高いものを優先的に行ってしまう方が多いのではないでしょうか。(1)のような、緊急で重要な業務であれば、もちろん一番優先度を上げてやらなければならないのですが、(3)のような、緊急だが重要ではない業務であれば、一度見直しが必要です。

その業務は本当にやるべき仕事なのか、やり方を変えることで時間を短縮できないか、など、改善の余地があるはずです。

そして、実は仕事をする上で非常に大事な領域は、(2)緊急ではないが重要な業務です。ここには、学びや、調査、情報収集であったり、ご自身のスキルアップをしたりするようなものが含まれてきます。

あなたは、日々の緊急性のある仕事に振り回されて、「今日も◯◯のことが調べられなかった」とか、「今日こそは◯◯の情報収集を始めようと思ったのに」などのように、つい後回しになってしまってはいないでしょうか。

(4)緊急でも重要でもないことにも時間を割かないようにすることはもちろん、できるだけ(2)の領域である、緊急ではないが重要な仕事を意識して過ごしてみましょう。そのことで、能力自体も上がり、生産性を向上することにも繋がっていきます。

[執筆:久保田 一美(キャリアカウンセラー), 2017年5月18日]

 

【参考】
※  執筆者:久保田一美について。女性専用のカウンセリングサービス『ボイスマルシェ』の登録カウンセラー。電話カウンセリングなので全国どこからでも利用できること、匿名で話せること、当日予約できるボイスマルシェの特長を活かし、全国の女性たちのキャリア設計や働き方、ワークライフバランスの相談にのっている。