LINEやMessengerなど、手軽に連絡ができるようになった現代において、電子メール(以降メール)の良いところは、既読機能がなく、受け手のタイミングに応じて返信できるところだとも言われます。

しかし、送り手にとっては、「きちんと届いたかどうか?」「読んでくれているかどうか」が気になるのも事実。大切な要件である場合は、なおさら不安になります。そんな時、あなたならどうしますか?

 

◼︎ メールは必ず届いていると思っていませんか?

大事な業務フローであるにもかかわらず、「メールの返信がない」と腹を立てたり、そのまま待っている方が少なくありません。確かに送り手としては、大切なメールやスケジュールが迫っているものに関しては、一早く受け手の方に読んでほしいと思っています。

しかし、メールというのは、
・ネットワークの遅延
・ 迷惑ボックスに入ってしまった
・ 宛先を間違えていた
・ 添付資料がシステムで削除されていた

など、システム上の不具合でも届かないことがあります。それに加え、受け手にも仕事の優先度などがありますから、予想以上に長い間返信がないこともあるでしょう。

 

◼︎ 生産性高く働く人が心がけていること

そのように返信メールを待つ時間は非生産的であり、業務が円滑に進まない理由の1つになります。送り手は、メールのサブジェクトに、【至急】や【要ご返信】だったり、締切日を入れて工夫することも大切ですが、上記のようなシステム上のトラブルのことも含めると、有効ではないことがあります。

では、どうしたら良いのでしょうか。

業務フローの流れを乱したり、納品日などに影響があったりしたら困る重要事項の場合は、早めに「電話」をして確認しましょう。当たり前のように聞こえて、この基本的なことができない方が意外と多くいらっしゃいます。

仕事が早く、決断力があり、生産性高く働く人は、このように無駄な時間を省いているのです。

[執筆:久保田 一美(キャリアカウンセラー) , 2017年7月24日]

 

【参考】
※  執筆者:久保田 一美(キャリアカウンセラー) について。女性専用のカウンセリングサービス『ボイスマルシェ』の登録カウンセラー。電話カウンセリングなので全国どこからでも利用できること、匿名で話せること、当日予約できるボイスマルシェの特長を活かし、全国の女性たちのキャリア設計や働き方、ワークライフバランスの相談にのっている。