あなたの会社組織での情報共有は、どのように行っていますか? 組織が大きくなったり、オフィスが離れていたりする際に便利なのが「グループウェア」。ネットワークを活用し、仕事のタスク管理や、スケジュール管理、ファイル共有など、業務を効率化する便利機能が多いソフトウェアです。今回はその中でもスケジュール管理についてのメリットを見ていきましょう。

 

◼︎ スケジュール管理はどのようにしていますか

筆者は普段「タイムマネジメント」や「業務効率の改善」などをテーマにした企業研修を行うときに、こんな方々に出会うことがあります。

例えば、ご自身の仕事のタスクやスケジュール管理に、紙の手帳(アナログ)を使う方と、グループウェア上(デジタル)などで管理する方、アナログ+デジタル両方を駆使する方がいらっしゃいます。

また、手帳を使う方の中には、手帳には予定しか書いていないのだけど、ほかに何を書いたら良いかわからない、という方もいらっしゃいます。

紙の手帳は、誰かに見せる必要もなく、ご自身のためだけのスケジュール管理です。ですから、使いやすい手帳を選んだり、書き方を工夫したりすることで良いと思います。一方、グループウェアなどネット上で共有することのメリットとは、何でしょうか。

 

◼︎ 管理の意識を自分から相手へと向けよう

ネット上で共有することのメリットは、自分のための管理としてだけではなく、「相手の方」つまり、一緒に働く仲間への配慮だということを忘れてはいけません。

アナログ派の方々にとっては、「手帳でも管理しているのに、ネット上にも入力するなんて面倒だ」という声が聞こえてきそうですが、例えば会議ひとつとっても、参加人数が多ければ多いほど、そのスケジュール調整は大変です。座席のフロアがまたがったり、支店や支社など遠方の方も出席を希望する会議であれば、一人一人の方の予定を聞いて回っていては、それだけで1日かかってしまうことでしょう。

また、部下の立場からすると、上司の判断や承認、押印などが必要なケースがあります。あらかじめ上司のスケジュールがどこからでも確認できれば、業務を滞りなく進めることも可能になります。

このように、ネット上でのスケジュール管理は、「相手のため」と考えることで、無駄な時間を大幅に削減できるメリットが生まれます。

[執筆:久保田 一美(キャリアカウンセラー) , 2017年5月23日]

 

【参考】
※  執筆者:久保田一美について。女性専用のカウンセリングサービス『ボイスマルシェ』の登録カウンセラー。電話カウンセリングなので全国どこからでも利用できること、匿名で話せること、当日予約できるボイスマルシェの特長を活かし、全国の女性たちのキャリア設計や働き方、ワークライフバランスの相談にのっている。