LINEやMessengerなど、手軽に連絡ができるようになった現代において、電子メール（以降メール）の良いところは、既読機能がなく、受け手のタイミングに応じて返信できるところだとも言われます。
しかし、送り手にとっては、「きちんと届いたかどうか？」「読んでくれているかどうか」が気になるのも事実。大切な要件である場合は、なおさら不安になります。そんな時、あなたならどうしますか？
◼︎ メールは必ず届いていると思っていませんか？
大事な業務フローであるにもかかわらず、「メールの返信がない」と腹を立てたり、そのまま待っている方が少なくありません。確かに送り手としては、大切なメールやスケジュールが迫っているものに関しては、一早く受け手の方に読んでほしいと思っています。
しかし、メールというのは、
・ネットワークの遅延
・ 迷惑ボックスに入ってしまった
・ 宛先を間違えていた
・ 添付資料がシステムで削除されていた
など、システム上の不具合でも届かないことがあります。それに加え、受け手にも仕事の優先度などがありますから、予想以上に長い間返信がないこともあるでしょう。
◼︎ 生産性高く働く人が心がけていること
そのように返信メールを待つ時間は非生産的であり、業務が円滑に進まない理由の1つになります。送り手は、メールのサブジェクトに、【至急】や【要ご返信】だったり、締切日を入れて工夫することも大切ですが、上記のようなシステム上のトラブルのことも含めると、有効ではないことがあります。
では、どうしたら良いのでしょうか。
業務フローの流れを乱したり、納品日などに影響があったりしたら困る重要事項の場合は、早めに「電話」をして確認しましょう。当たり前のように聞こえて、この基本的なことができない方が意外と多くいらっしゃいます。
仕事が早く、決断力があり、生産性高く働く人は、このように無駄な時間を省いているのです。
[執筆：久保田 一美（キャリアカウンセラー) ]
【参考】
※ 執筆者：久保田 一美（キャリアカウンセラー) について。女性専用のカウンセリングサービス『ボイスマルシェ』の登録カウンセラー。電話カウンセリングなので全国どこからでも利用できること、匿名で話せること、当日予約できるボイスマルシェの特長を活かし、全国の女性たちのキャリア設計や働き方、ワークライフバランスの相談にのっている。
