仕事のコミュニケーションツールとして必須のメール。しかし最近では日常的にLINEやMessengerなども広く使われ、チャットに慣れ親しんだ方々が増えている影響のせいか、メールでのやり取りが簡素化されているケースもあります。もうすぐ新年度を迎えるにあたり、あらためてメールのマナーを考えておきましょう。
◼︎ 相手を不快にするメール ベスト5
一般社団法人日本ビジネスメール協会が発行した「ビジネスメール実態調査2016」(※1)の結果から、仕事のコミュニケーションの手段はメールが98.2%と最も多く、仕事をする上で非常に大事なツールであることは間違いありません。
そのなかでメールを使用するにあたって、知らず知らずに相手に不快な思いをさせているとしたら？ メールの文章は、受け取る側の気持ちによるものもありますが、明らかに送り手が不快にしてしまうものがあります。
調査の結果によると、相手を不快にするベスト5は以下の通りです。
1位 文章が曖昧 33.2%
2位 文章が失礼 31.9%
3位 文章が攻撃的 26.6%
4位 必要な情報が足りない 26.5%
5位 メールが読みづらい 24.6%
あなたにも思い当たる点はあるでしょうか。
◼︎ 気を付けるべきメールマナーの基礎
先ほどの調査結果はメールの文章から伝わる不快ベスト5になりますが、筆者が長い間会社員として働いた経験のなかで、文章そのものとは関係なく驚きを感じたメールがあります。
それは、メールの冒頭に◯◯様、◯◯さん、などの「宛名が無い」というものです。ブラウザの一番左上の行から、突然挨拶や用件が始まっているのです。
おそらくそのような書き方をする方は、メールのToにアドレスを入れたことで、その方へのメールだということを意図しているのだと思うのですが、手紙で言えば、Toにあたるのは住所であり、宛名は名前であるはずです。口頭でのコミュニケーションでも、ぶっきら棒に用件から話すのではなく、「◯◯さん」で始まることから、自然に相手への敬意を示し、信頼関係が生まれる第一歩になります。
同調査では、ビジネスメールの社員研修がある人は1割以下という結果も出ており、頻繁に使用するツールであってもマナーは従業員任せになっているようです。新年度を控えた今、慣れ親しんだメールのマナーを今一度見直す機会にしてみませんか。
[執筆：久保田 一美（キャリアカウンセラー) ]
【参考】
※1. 「ビジネスメール実態調査2016」（一般社団法人日本ビジネスメール協会）
※ 執筆者：久保田一美について。女性専用のカウンセリングサービス『ボイスマルシェ』の登録カウンセラー。電話カウンセリングなので全国どこからでも利用できること、匿名で話せること、当日予約できるボイスマルシェの特長を活かし、全国の女性たちのキャリア設計や働き方、ワークライフバランスの相談にのっている。
※写真：PIXTA、本文とは関係ありません
